Više od fraze: Zašto se EOS okreće razvoju agilnog softvera
Ako poslujete na tržištu koje se brzo mijenja, vaš poslovni softver mora biti u stanju pratiti tempo promjena. Iz tog razloga EOS je usvojio agilne metode za razvoj svojeg novog softvera za upravljanje potraživanjima – a s njim i transformaciju čitave organizacije.
„Agilni po prirodi”, isprintano je na plavoj naljepnici na bilježnici Kirsten Hunder. Na njenom stolu pored bilježnice su i set Lego kockica, loptice za žongliranje i praline od kokosa. Hunder radi na EOS-ovom FX softver projektu u Hamburgu i svjesna je da naljepnica na njenoj bilježnici zapravo šalje pogrešnu poruku.
„Koncept agilnosti poprilično je nov za mene”, kaže Hunder koja se FX-u pridružila prije dvije godine. „Razmišljanje u tjednima umjesto u mjesecima i organizacija mog vremena oko različitih sastanaka bili su ogromna promjena za mene.” Na njenom prošlom poslu, kaže Hunder, stručnjaci su se povlačili u tihe kutke kako bi pisali koncepte od 100 strana za čiju implementaciju je trebalo 18 mjeseci. „Ako ste imali sreće, koncept bi bio prihvaćen. Međutim, veoma često bio bi odbijen i morali biste ponovo krenuti iz početka.” Zato joj je bilo potrebno neko vrijeme da se privikne na agilni rad. „U početku sam bila skeptična o dobrim stranama stolnog nogometa i svih tih samoljepljivih bilješki i naljepnica na zidovima, pitajući se: Jesu li doista korisni?”
Danas je Kirsten Hunder vlasnica proizvoda i dio tima koji je nazvan „KoRn”, stapanjem njemačkih riječi za komunikaciju i izvještavanje, koji istovremeno podsjeća i na ime njemačkog snažnog alkoholnog pića od žitarica. Grupa od sedam ljudi dijeli kompletan kat s još četiri tima slične veličine i sličnih zanimljivih imena, a svi zajedno smješteni su u kompanijsku zgradu u centru Hamburga.
Misija 70-ak kolega na projektu FX razvoja softvera u najmanju je ruku stvaranje nove okosnice EOS-a u Njemačkoj: potpuno nova softverska platforma za upravljanje potraživanjima. Umjesto trenutnog sustava koji komunicira s dužnicima na vrlo automatiziran način uz rigidne smjernice, FX tim stvara fleksibilniju platformu usmjerenu na podatke koja za cilj ima odnositi se prema dužnicima s poštovanjem, istovremeno povećavajući šanse da dođe do plaćanja nepodmirenih dugovanja.
„Mi analiziramo anonimne podatke o dužnicima koji nam pomažu pronaći najučinkovitiji način za ulazak u dijalog s odgovornom osobom - bilo putem e-pošte, WhatsAppa ili staromodnog pisma“, govori nam Thomas Lieder iz EOS Tehnoloških rješenja i trener agilnosti u FX-u dok stoji u kuhinji i prostoriji za zabavu s Playstationom u jednom i stolom za stolni nogomet, oko kojeg je Hunder bila toliko skeptična, u drugom kutu.
Zašto je FX tim usvojio ovaj pristup razvoja softvera? Želi li se EOS samo pridružiti trendovima i razmetati se agilnim upravljanjem projektima kao univerzalnom rješenju koje donosi veću produktivnost i fleksibilnost?
„Agilno je mnogo više od fraze“, kaže Lieder. „Jednostavno rečeno – ne postoji drugi način.“ EOS, kao i druge tvrtke u digitalnom svijetu, djeluje u korporativnom okruženju koje se brzo mijenja što povećava izglede da je proizvod već zastario do trenutka svog izlaska na tržište.
„Odgovori na promjene.“ To je jedna od četiri vrijednosti Manifesta agilnosti koji je 2001. godine sastavila grupa američkih programera koji su bili nezadovoljni tradicionalnim načinom rada koji je strogo pratio plan – slično onome što je radila Kirsten Hunder kada je u koš za smeće bacala koncepte od 100 stranica. Stupovi Manifesta napisani su na papir koju su Lieder i njegovi kolege zalijepili na vrata svojeg ureda.
Bliska suradnja i transparentnost
„Ideja da osoba treba prvo osmisliti sve do kraja da bi našla pravo rješenje je pogrešna,“ kaže Lieder. Umjesto toga, pet interdisciplinarnih FX timova koji uključuju programere, dizajnere korisničkog iskustva i agente za naplatu potraživanja svaka dva tjedna sastavljaju detaljan plan kako bi blisko surađivali i usredotočili se na sljedeća dva tjedna. „Naši timovi rade na mnoštvu malih sustava koji međusobno djeluju jedni na druge i zajedno čine cjelokupnu platformu. To je pomalo nalik na grad koji ima bolnicu, policijsku postaju i luku koje stalno izmjenjuju ljude i podatke.“
Razdoblja od dva tjedna koja nazivamo sprintovima završavaju okupljanjem članova tima ispred zida na kojem se nalaze samoljepljivi papiri s bilješkama ispod naslova poput „implementacija“ i „poboljšanje“. Na taj način timovi su u potpunosti transparentni oko svojih ciljeva što im pomaže da kontinuirano uče iz prethodnih sprinteva. U skladu s metaforom: tijekom pregleda događanja agilni timovi raspravljaju o tome je li policijska postaja koju grade dovoljno opremljena da funkcionira kao dio gradske infrastrukture. Razmatraju na koje dijelove bi se trebali usredotočiti u budućnosti kako bi poboljšali razmjenu ljudi i podataka ili bi možda trebali početi graditi zračnu luku ili biciklističku stazu.
Agilna metodologija nisu samo tehnologija, vještine i kvalifikacije koje joj omogućuju da funkcionira. Druga strana priče je postavljanje smjernica kao što su „pojedinci i interakcije iznad procesa i alata“, još jednoj vrijednosti Manifesta agilnosti. „Izazov je isporučiti cijeli mentalni sklop“, Lieder kaže te nastavlja: „Vrijednosti poput otvorenosti, poštovanja, hrabrosti i transparentnosti od presudne su važnosti za njegovo djelovanje.“
U konačnici, agilni razvoj softvera je neodvojiv od povjerenja. Povjerenje u sebe, ostale članove tima i agilne okvire kao što je scrum metoda. Povjerenje osnažuje tim. „Bez povjerenja mnoge stvari jednostavno ne djeluju“, kaže Lieder. Zatim se naglo okreće kako bi pomogao dvojici svojih kolega da uklone čiste šalice iz perilice posuđa. „U EOS-u kažemo: 'Vi gradite, vi pokrećete'“, objašnjava Lieder stavljajući čaše u ormar. „To znači da su članovi tima odgovorni za svoj rad, ali i za druge stvari - poput pražnjena perilice posuđa.“
Voditi znači preskakati prepreke
Koju ulogu imaju vođe u novoj kulturi poslovanja? „Iako odbacujemo hijerarhiju, vodstvo je još uvijek neophodno, ali ne više u tradicionalnom smislu gdje poslodavac svojim zaposlenicima govori što trebaju učiniti“, objašnjava Lieder i dodaje kako se ovdje radi o kreiranju okvira za samoosnaživanje radnika. „Ja isto imam svojeg voditelja tima, ali ja ne trebam njegovo odobrenje za odlazak na godišnji odmor. Takve situacije koordiniram sa svojim timom“.
Vođenje u EOS-u ujedno znači i uklanjanje prepreka: „Nove kolege mogu raditi u bilo kojem oprerativnom sustavu u kojem se osjećaju ugodno: Windows, Mac ili Linux“, objašnjava Lieder. Razbijanje rutine može biti izazov, stoga je izgradnja povjerenja ključna kada se radi o uvjeravanju drugih djelova poduzeća da razmišljaju na agilan način, kaže Lieder. „Moramo prihvatiti da smo dio veće organizacije koja ima financijske ciljeve“. Iako im predstoji još puno posla kako bi se promijenili radni procesi unutar cijele tvrtke i postigla prava agilnost, radi se o procesu u kojem svatko ima svoju korist, uvjeren je Lieder.
Jedan od ključnih koraka već je učinjen: prva verzija novog softvera djeluje uz postojeću platformu od studenog 2017., a agenti za naplatu potraživanja timovima stalno pružaju povratne informacije. Kako ističe Jana Titov, starija savjetnica internih komunikacija u EOS-u, ovaj uspjeh također je promijenio način na koji je FX tim viđen u ostatku tvrtke: „Iznenadilo me je da su informatičari, obično etiketirani kao antisocijalni, sada uzor ostatku tvrtke kada govorimo o timskom radu i napretku.“
A Kirsten Hunder? Rad u agilnom načinu zasigurno ju je u potpunosti pridobio. „Primijetila sam da povećanje agilnosti čini veliku razliku u izgradnji tima i edukaciji: naši novi kolege bili su u stanju preuzeti odgovornost već za nekoliko tjedana.“ A što je sa stolnim nogometom? Da, nastavlja s osmijehom, naravno da timovi razgovaraju i o privatnim stvarima kada uživaju u piću utorkom navečer. „Ipak najčešće razgovaramo o najnovijem bugu i kako ga možemo riješiti – možda će vam zvučati čudno, ali to je odlična zabava“, kaže Hunder. „Stvarno ne bih željela vratiti vrijeme.“
Što je Scrum?
U svijetu ragbija, scrum (skraćenica od engl. scrummage) je hrpa znojnih, napetih igrača koji se bacaju naglavačke za loptom – izgledaju kao kaos, ali za to je potrebno puno treninga! Ista stvar je i s upravljanjem projektima gdje je scrum okvir osmišljen za razvojni tim do devet osoba kao i za još dvoje kolega s posebnim ulogama: prvi je vlasnik proizvoda koji osigurava da proizvod bude u skladu s preferencijama potrošača. Drugi je scrum organizator koji je odgovoran za kontinuiranu izvedbu projekta i uklanjanje prepreka. Scrum ekipa svoje aktivnosti pregledava na redovitoj bazi, najčešće svaka dva tjedna. U tim razdobljima koja se nazivaju sprintevima, programeri rješavaju kodirane zadatke odabrane tijekom planiranja sprinta s liste zahtjeva i ideja koji se nazivaju proizvodnim zaostacima. Ideja je da se proizvod ne isporuči samo jednom već kao niz opetovanih isporuka ili proširenja proizvoda – prilagođavajući ih sve bolje zahtjevima kupaca bez traženja savršenstva budući da će zaostatka uvijek biti.
Usko povezan, ali i drugačiji okvir rada je ekstremno programiranje s još kraćim sprintevima i specifičnim načinima organizacije rada.